Accompagnement Qualiopi : Faites comme moi, Soyez Bien Accompagné
Depuis 2021, je suis très heureux d’avoir la certification Qualiopi et j’ai passé l’audit de suivi en septembre 2023 avec succès.
Cette certification n’est pas simple à avoir car il y a beaucoup d’informations et d’actions à mettre en place. Je peux vous dire que je suis très heureux d’avoir été accompagné par un consultant indépendant. Non seulement tout a été plus simple à comprendre mais je savais quoi faire et comment le faire.
Vous pouvez directement faire une demande d’accompagnement Qualiopi via le formulaire ci-dessous. Vous allez rapidement être recontacté par un professionnel qui saura s’adapter à vos besoins et qui vous permettra d’avoir la certification facilement.
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L’obtention de la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés.
Se lancer seul dans cette démarche qualité peut s’avérer complexe.
Faut-il pour autant se faire accompagner ?
Comment choisir le bon prestataire ?
Découvrez dans cet article tous nos conseils pour réussir sereinement votre certification au Référentiel National Qualité.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Ah, la certification Qualiopi, une étoile brillante dans la constellation de la qualité et de l’excellence en matière de formation professionnelle. Dans un univers où la compétence est reine, cette certification s’érige en véritable sésame pour les prestataires de formation désireux de se démarquer. Mais qu’est-ce que c’est exactement, et pourquoi devriez-vous, en tant que formateur ou organisme de formation, y prêter une attention particulière?
Qualiopi est une certification française, mise en place par l’État, qui vise à garantir la qualité des formations professionnelles. Elle constitue non seulement un gage de sérieux, mais aussi une condition sine qua non pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés. En clair, sans cette certification, point de financement par les OPCO, Pôle Emploi, ou même le CPF !
Le processus de certification repose sur un référentiel national unique, connu sous le nom de « Référentiel National Qualité » (RNQ). Ce dernier s’articule autour de sept critères et de 32 indicateurs destinés à évaluer la capacité d’un organisme à dispenser une formation de haute qualité.
Par exemple, les critères examinent la compétence et la formation des formateurs, l’adaptation des moyens pédagogiques, et même la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.
Quel est l’avantage pour vous ? Outre l’éligibilité aux financements, Qualiopi vous confère une visibilité et une crédibilité accrues. Les clients potentiels sont plus enclins à faire confiance à un organisme certifié, sachant que la qualité de la formation sera au rendez-vous.
La certification Qualiopi n’est pas une simple formalité, mais une véritable stratégie d’optimisation de votre offre de formation. Elle donne à votre organisme l’éclat qu’il mérite, tout en ouvrant les portes de nombreuses opportunités de financement. Vous avez donc tout à gagner à l’obtenir. Et n’oublions pas, dans un monde en perpétuelle mutation, la qualité est plus qu’une option : c’est une nécessité.
La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a instauré un référentiel national unique de certification qualité : Qualiopi.
Depuis le 1er janvier 2022, tous les organismes de formation doivent obtenir cette certification s’ils veulent continuer à bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Qualiopi répond à des exigences précises définies dans le Référentiel National Qualité (RNQ).
L’enjeu est donc de taille pour garantir la pérennité du financement des actions de formation. Le processus peut s’avérer complexe pour les structures ne disposant pas en interne de toutes les compétences sur les référentiels qualité.
Qu’est-ce que l’accompagnement Qualiopi ?
Pensez à la certification Qualiopi comme à un sommet à atteindre. C’est haut, c’est beau, et une fois que vous y êtes, la vue est incroyable. Mais l’ascension ? Elle peut être complexe et pleine d’embûches.
C’est là qu’intervient l’accompagnement Qualiopi : votre guide de montagne personnel dans cette aventure.
Avec un consultant à vos côtés, fini le casse-tête des réglementations et des critères à cocher. Vous avez une personne qui vous explique tout en langage clair, qui repère les pièges avant que vous ne tombiez dedans et qui vous donne les raccourcis pour atteindre le sommet plus rapidement.
On parle d’un gain de temps monumental et d’une paix d’esprit que vous ne sauriez estimer.
Ce consultant est aussi là pour éclairer vos forces et vos zones d’ombre. Imaginez une feuille de route taillée sur mesure pour vous, qui transforme chaque obstacle en une étape excitante.
Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez être accompagné le jour J, lorsque les auditeurs débarquent pour passer votre organisme au peigne fin. Votre consultant peut être à vos côtés, pour vous assurer que tout se passe comme sur des roulettes.
Et une fois la certification en poche ? Votre accompagnateur ne disparaît pas dans la nature. Il reste à vos côtés pour s’assurer que votre système reste au top, prêt pour les audits de suivi et les défis futurs.
L’accompagnement Qualiopi, c’est votre ticket pour une expérience moins stressante, plus efficace et, finalement, bien plus gratifiante.
Son rôle est de vous guider à chaque étape clé :
- Diagnostic personnalisé de votre situation
- Mise en place des processus qualité requis
- Préparation des documents et preuves nécessaires
- Formation de vos équipes
- Simulation de l’audit avec un audit blanc
- Stratégie et planning en vue du jour J
Bref, un accompagnement Qualiopi sur-mesure va vous permettre d’obtenir sereinement cette certification incontournable.
Faut-il se faire accompagner pour Qualiopi ?
Ah, la question fatidique : « Faut-il se faire accompagner pour Qualiopi ? »
Imaginez-vous au volant d’une voiture de luxe, équipée des dernières technologies de navigation et d’assistance à la conduite. Vous pouvez, bien sûr, opter pour le trajet en solo, en vous fiant à votre sens de l’orientation et à vos compétences en conduite. Mais avouez-le, l’expérience n’est-elle pas plus douce, plus sûre, lorsque vous activez le GPS et les aides à la conduite ?
L’accompagnement Qualiopi, c’est un peu comme ce GPS, couplé à un copilote expérimenté qui connaît la route comme sa poche. Vous pouvez bien sûr tenter l’aventure seul, armé de votre courage et de vos connaissances. Mais laissez-moi vous dire, la route vers la certification est longue, sinueuse et parsemée d’embûches. Sans un guide, vous risquez de vous perdre, de vous épuiser, et de voir le sommet s’éloigner.
Alors, que gagnez-vous à être accompagné ? Premièrement, du temps. Vous sautez les étapes laborieuses de recherche et d’interprétation des normes. Deuxièmement, de la confiance. Vous savez que chaque étape est validée par un expert, ce qui élimine le doute et l’incertitude. Troisièmement, du confort mental. Plutôt que de stresser à l’approche de l’audit, vous vous sentez prêt et serein, sachant que vous avez tout mis en œuvre pour réussir.
Et le bonus ? Vous augmentez drastiquement vos chances de réussite. Avec un guide à vos côtés, les erreurs sont corrigées avant même d’être commises, les imprévus sont anticipés, et le chemin vers la certification devient une expérience enrichissante plutôt qu’une source de stress.
Donc, pour répondre à la question : « Faut-il se faire accompagner pour Qualiopi ? » Je dirais que si vous voulez transformer un parcours semé d’obstacles en une route lisse et agréable, alors oui, l’accompagnement est non seulement conseillé, mais pourrait bien être la meilleure décision que vous ferez dans votre quête de la certification.
Donc faire appel à un prestataire externe pour se préparer à la certification Qualiopi n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé pour gagner du temps et éviter les mauvaises surprises.
En effet, réussir seul sa démarche qualité demande une grande disponibilité pour assimiler le référentiel, mettre en place les processus adaptés et préparer efficacement l’audit initial.
Un accompagnement par un professionnel de la qualité en formation apporte de nombreux avantages comme :
- Une méthodologie éprouvée pour implémenter le système qualité
- L’analyse objective de votre situation et les actions prioritaires à mener
- La transmission d’expertise sur la certification Qualiopi
- La préparation sereine à l’audit de certification
Autant d’atouts pour optimiser vos chances de réussite dès le premier passage de l’audit !
Comment choisir son accompagnateur Qualiopi ?
Tous les accompagnateurs ne se valent pas. Pour vous assurer les services d’un prestataire à la hauteur de vos attentes, quelques vérifications s’imposent :
- Expérience et Expertise : Assurez-vous que l’accompagnateur a une solide expérience dans le domaine de la formation professionnelle et qu’il connaît parfaitement le Référentiel National Qualité.
- Références : Demandez des témoignages ou des études de cas d’autres organismes de formation qui ont été accompagnés avec succès.
- Offre de Services : Examinez en détail ce que l’accompagnateur propose. Est-ce uniquement un audit blanc, ou y a-t-il un suivi après l’obtention de la certification ?
- Personnalisation : L’accompagnateur doit être capable de personnaliser son offre en fonction de vos besoins spécifiques, et non de vous proposer une solution « taille unique ».
- Transparence : Les coûts doivent être clairement définis dès le début, sans frais cachés.
- Disponibilité : Votre accompagnateur doit être facilement joignable et disponible pour répondre à vos questions ou préoccupations pendant tout le processus.
- Qualités Interpersonnelles : Enfin, l’aspect relationnel est important. Vous allez travailler étroitement avec cette personne, donc assurez-vous qu’il y a un bon feeling et une communication fluide.
Privilégiez également un interlocuteur unique qui assurera un suivi permanent, de l’analyse des besoins jusqu’au jour J de l’audit initial.
Le prix ne doit pas être le seul critère : assurez-vous que le contenu de la mission corresponde bien à vos attentes.
Quelles sont les étapes d’un accompagnement type ?
Chaque accompagnement est unique et défini sur-mesure avec le client.
Un accompagnement type pour la certification Qualiopi se déroule en plusieurs étapes bien définies pour garantir la meilleure préparation possible.
Voici comment cela se passe généralement :
- Évaluation Initiale : Cette première étape consiste en un diagnostic de votre système qualité actuel. On identifie ici vos forces, vos faiblesses et les domaines nécessitant des améliorations.
- Plan d’Action : Sur la base de l’évaluation initiale, un plan d’action est élaboré. Ce plan décrit en détail les mesures à prendre, les responsabilités et les échéances.
- Formation et Conseil : Cette étape est cruciale. Le consultant vous forme, ainsi que votre équipe, aux critères du Référentiel National Qualité. Vous recevez également des conseils sur les meilleures pratiques pour répondre à ces critères.
- Mise en Œuvre : Il est temps d’appliquer le plan d’action. Cette phase peut inclure la modification de processus internes, la mise à jour de la documentation, et d’autres actions nécessaires pour être en conformité avec le référentiel.
- Audit Blanc : Avant l’audit de certification, un audit blanc est souvent réalisé pour tester votre préparation. C’est une répétition générale qui permet d’identifier les derniers ajustements nécessaires.
- Accompagnement pendant l’Audit : Le moment est venu de passer l’audit de certification. Votre consultant vous accompagne durant cette phase, fournissant un soutien et des clarifications en temps réel.
- Analyse des Résultats et Ajustements : Une fois l’audit terminé, il est temps d’analyser les résultats. Si des zones d’amélioration sont identifiées, des ajustements seront effectués en conséquence.
- Suivi Post-Certification : Obtenir la certification n’est pas la fin du voyage. Un bon accompagnement inclut un suivi régulier pour s’assurer que votre système qualité demeure à jour et conforme aux exigences pour les audits de suivi.
Chaque étape est conçue pour vous préparer de manière optimale et pour maximiser vos chances d’obtenir la certification Qualiopi. C’est un processus complet qui couvre tous les aspects, du début à la fin, pour vous permettre d’aborder l’audit avec confiance et sérénité.
Combien coûte un accompagnement Qualiopi ?
Les tarifs sont assez variables selon le prestataire choisi et le contenu de la mission d’accompagnement. Comptez en moyenne :
- De 1 500 € à 5 000€ pour un accompagnement complet avec formation, préparation de l’audit et suivi
Certains acteurs proposent des formules plus élaborées incluant un audit blanc et des garanties financières en cas d’échec. Les prix peuvent varier selon la taille de la structure.
Dans tous les cas, prenez le temps de définir précisément vos besoins pour obtenir une proposition personnalisée.
Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Complexité de l’Organisme : Plus votre structure est grande et complexe, plus le coût de l’accompagnement sera élevé.
- Durée de l’Accompagnement : Certains organismes pourraient avoir besoin d’un suivi plus long, ce qui augmentera naturellement le coût.
- Niveau d’Expertise du Consultant : Des consultants plus expérimentés ou spécialisés pourraient facturer des tarifs plus élevés.
- Services Inclus : Certains accompagnements offrent des services additionnels comme des audits blancs, des formations pour votre équipe, ou un suivi post-certification. Plus le package est complet, plus le coût sera élevé.
- Géographie : Le coût peut également varier en fonction de votre localisation géographique.
En termes de chiffres, il est difficile de donner un montant précis sans connaître les spécificités de votre cas. Cependant, les tarifs peuvent varier de quelques milliers d’euros à des sommes beaucoup plus conséquentes pour des organismes plus grands ou plus complexes.
Il est crucial de voir cet investissement non pas comme une dépense, mais comme un investissement à long terme. Un accompagnement réussi vous ouvre non seulement les portes des financements publics et mutualisés, mais il renforce aussi votre crédibilité et votre compétitivité sur le marché.
Donc, avant de prendre une décision, il est recommandé de faire un bilan coût-avantage. Considérez les gains potentiels en termes de financements, de temps économisé et de valeur ajoutée pour votre organisme. Vous pourrez ainsi mieux évaluer si l’investissement en vaut la chandelle.
Quelles alternatives pour les petits budgets ?
Si votre budget ne vous permet pas de financer un accompagnement complet, des solutions existent :
- Formations en Ligne : De nombreux cours en ligne sont disponibles pour vous aider à comprendre les exigences de Qualiopi. Certains sont même gratuits. C’est une excellente première étape pour se familiariser avec le Référentiel National Qualité.
- Groupes de Travail : Rejoindre un groupe de travail ou un réseau d’organismes de formation peut être une solution économique. Vous pouvez échanger des conseils, partager des ressources et apprendre les uns des autres.
- Utilisation de Modèles et de Guides : Il existe des modèles de documentation et des guides pratiques qui peuvent vous aider à structurer votre système qualité. Bien que cela exige un effort supplémentaire de votre part, c’est une option moins coûteuse.
- Consultants Freelance ou Juniors : Au lieu d’embaucher des cabinets de conseil coûteux, vous pouvez opter pour des consultants indépendants ou moins expérimentés qui offrent des tarifs plus abordables.
- Modules à la Carte : Certains consultants proposent des modules d’accompagnement à la carte. Vous pouvez choisir uniquement les services dont vous avez vraiment besoin, ce qui vous permet de maîtriser les coûts.
- Audit Blanc en Interne : Si vous avez déjà une certaine expertise en interne, vous pourriez réaliser un audit blanc vous-même pour identifier les zones d’amélioration.
- Crowdfunding ou Subventions : En dernier recours, vous pouvez également explorer les options de financement externes comme le crowdfunding ou les subventions pour couvrir les coûts de l’accompagnement.
- Étalement des Paiements : Certains consultants offrent la possibilité d’étaler les paiements sur plusieurs mois, ce qui peut rendre l’accompagnement plus accessible financièrement.
Chaque alternative a ses avantages et ses inconvénients, mais toutes sont conçues pour vous aider à atteindre votre objectif de certification. L’important est de choisir l’option qui convient le mieux à votre situation financière tout en répondant à vos besoins en matière de qualité et de conformité.
Guide étape par étape pour réussir l’audit de certification
Passer l’audit de certification Qualiopi peut être une expérience stressante, mais avec une préparation adéquate, vous pouvez le rendre beaucoup plus gérable.
Voici un guide étape par étape pour vous aider :
- Évaluation préliminaire : Avant même de penser à l’audit, évaluez où vous en êtes en termes de conformité et de préparation.
- Collecte de documents : Rassemblez tous les documents, preuves et enregistrements nécessaires pour démontrer la qualité de vos formations.
- Formation du personnel : Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont bien informés et préparés pour l’audit.
- Révision finale : Avant l’audit, passez en revue tous les documents et processus pour vous assurer qu’ils sont en ordre.
- Jour de l’audit : Le jour de l’audit, assurez-vous que toute l’équipe est présente et prête à répondre aux questions des auditeurs.
- Suivi : Après l’audit, effectuez un suivi avec les auditeurs pour discuter des résultats et des étapes suivantes.
L’accompagnement Qualiopi en quelques mots :
La certification Qualiopi représente un véritable investissement temporel et financier pour les organismes de formation. Si certains parviennent à l’obtenir de manière autonome, l’accompagnement par un professionnel du secteur est un gage de sérénité et d’efficacité.
En choisissant avec soin votre prestataire et en définissant une mission sur-mesure, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir sereinement cette étape clé. Alors, prêt à vous lancer ?
